Dans la plupart des associations, la gestion financière repose sur un ou deux fichiers Excel. Ça fonctionne. Jusqu'au jour où le trésorier change, les financeurs demandent des rapports précis, ou les projets se multiplient.
Le trésorier saisit les mouvements dans Excel. Quand quelqu'un veut savoir l'état d'un projet, il faut appeler le trésorier — parce que personne d'autre ne sait naviguer dans le fichier.
En fin d'exercice, préparer les comptes annuels prend plusieurs jours parce qu'il faut consolider des données depuis plusieurs fichiers, recroiser avec les relevés bancaires, recalculer les ventilations par projet.
Un financeur demande un état des dépenses par action. Il faut créer un document spécifique, l'extraire manuellement des différents fichiers. À chaque demande, c'est 2h de travail.
Chaque dépense est affectée à un projet, une action, un financeur. Les rapports se génèrent automatiquement.
Le président, la coordinatrice, le comptable — chacun a son accès avec les droits appropriés.
L'état de la trésorerie globale et par projet est visible à tout moment, sans manipulation.
Les éléments pour les comptes annuels, les rapports d'activité, les bilans financeurs — extraits en quelques clics.
Situation initiale
Une association avec 15 salariés, 8 projets financés par des sources différentes (collectivités, fondations, autofinancement). La trésorerie était gérée dans 3 fichiers Excel. Le bilan annuel prenait 3 semaines à préparer.
Après
Un outil unique. Chaque responsable de projet saisit ses dépenses directement. Le tableau de bord consolide tout en temps réel. Le bilan annuel : 2 jours au lieu de 3 semaines.
On développe des outils simples et accessibles, sans abonnement mensuel prohibitif.